Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), które stanie się obligatoryjne w 2026 roku, budzi szereg pytań i wątpliwości w wielu branżach, a w sposób szczególny dotyka zawodów regulowanych. Jedną z takich grup zawodowych są notariusze. Pojawia się fundamentalne pytanie, które nurtuje zarówno samych rejentów, jak i ich klientów: czy notariusz, jako osoba zaufania publicznego, a jednocześnie przedsiębiorca, będzie musiał teraz wystawiać fakturę ustrukturyzowaną do każdej dokonanej czynności notarialnej?

Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i wymaga precyzyjnego rozróżnienia dwóch kwestii: obowiązku prawnego wystawienia faktury jako takiej oraz obowiązku skorzystania z KSeF jako kanału jej dostarczenia. W jakich dokładnie sytuacjach notariusz musi sięgnąć po KSeF, a kiedy może stosować dotychczasowe formy dokumentowania pobranej taksy notarialnej.

Notariusz jako Przedsiębiorca – Podstawowy Obowiązek wobec KSeF

Fundamentem do zrozumienia całej sytuacji jest fakt, że notariusz, prowadząc kancelarię notarialną, z perspektywy prawa podatkowego działa jako przedsiębiorca. Jest on czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT) w zakresie świadczonych przez siebie usług notarialnych.

• Podleganie Ogólnym Zasadom: Z tego tytułu, notariusz, tak jak każdy inny przedsiębiorca w Polsce, co do zasady podlega obowiązkowi stosowania Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że jeśli na notariuszu ciąży obowiązek wystawienia faktury, a transakcja spełnia kryteria fakturowania w KSeF, musi on skorzystać z tej właśnie platformy.
• KSeF jako Sposób Dostarczenia, a nie Źródło Obowiązku: Należy jednak stanowczo podkreślić, że KSeF jest jedynie narzędziem i oficjalnym kanałem przesyłania faktur. Sam system nie tworzy nowego obowiązku fakturowania każdej czynności. Innymi słowy: notariusz będzie musiał użyć KSeF tylko wtedy, gdy przepisy ustawy o VAT i tak nakładają na niego obowiązek wystawienia faktury.

Kiedy Notariusz Ma Obowiązek Wystawić Fakturę?

To jest sedno całego zagadnienia. Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, obowiązek wystawienia faktury powstaje wtedy, gdy usługa jest świadczona na rzecz innego podatnika podatku VAT, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze.

• Transakcje B2B (Business-to-Business): Obowiązek dotyczy sytuacji, w których klientem kancelarii jest inna firma – np. spółka z o.o., jednoosobowa działalność gospodarcza, fundacja prowadząca działalność gospodarczą itp.
• Faktura na Żądanie: Co istotne, w wielu przypadkach, nawet przy transakcji B2B, obowiązek wystawienia faktury konkretyzuje się dopiero w momencie, gdy nabywca usługi (klient-przedsiębiorca) zgłosi takie żądanie. Zgodnie z przepisami, jeśli żądanie zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano czynności, notariusz ma obowiązek taką fakturę wystawić.

Notariusz musi wystawić fakturę, jeżeli jego klientem jest inny przedsiębiorca i zgłosi on żądanie jej otrzymania. To właśnie w takiej sytuacji notariusz będzie musiał skorzystać z KSeF.

Kiedy Notariusz MUSI Użyć KSeF, a Kiedy NIE?

Aby w pełni zobrazować sytuację, przeanalizujmy dwa najczęstsze scenariusze, z jakimi notariusz spotyka się w swojej pracy.

KSeF w Pracy Notariusza

Odpowiedź na pytanie Czy Notariusz Musi Wystawiać Fakturę do Każdego Aktu? brzmi: nie, notariusz nie musi wystawiać faktury w KSeF do każdego aktu notarialnego. Obowiązek ten jest ściśle powiązany z zaistnieniem wcześniejszego obowiązku prawnego wystawienia faktury, który powstaje przede wszystkim w relacjach z klientami biznesowymi (B2B) na ich żądanie.

Dla notariuszy oznacza to konieczność wdrożenia w kancelarii systemu pozwalającego na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ale jednocześnie świadomego stosowania go tylko w tych przypadkach, w których jest to wymagane przez prawo. Dla klientów z kolei kluczowe jest rozróżnienie, czy występują w roli konsumenta, czy przedsiębiorcy, gdyż od tego zależy forma dokumentu, jaką otrzymają za usługi notarialne.

Najważniejsze Zmiany w KSeF dla Notariuszy

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur oddziałuje na pracę notariusza na dwóch odrębnych, choć wzajemnie powiązanych płaszczyznach. Pierwsza dotyczy jego roli jako przedsiębiorcy – osoby prowadzącej kancelarię i podlegającej tym samym obowiązkom co inne firmy. Druga, znacznie bardziej złożona, dotyczy jego roli jako funkcjonariusza publicznego – strażnika bezpieczeństwa obrotu prawnego, w którego obecności dokonywane są transakcje warte często miliony złotych. Dogłębna analiza zmian w obu tych obszarach jest kluczowa dla pełnego zrozumienia skali nadchodzącej transformacji.

Zmiany dla Notariusza jako Przedsiębiorcy (Prowadzenie Kancelarii)

W tym obszarze notariusz musi dostosować operacyjne funkcjonowanie swojej kancelarii do nowych wymogów administracyjnych i technologicznych. Zmiany te dotyczą zarówno przychodów, jak i kosztów, a także organizacji pracy wewnętrznej.

1. Obligatoryjne Fakturowanie Taksy Notarialnej w KSeF

Najbardziej bezpośrednią zmianą jest nowy sposób dokumentowania przychodów kancelarii. Notariusz, świadcząc usługę na rzecz innego przedsiębiorcy (np. spółki z o.o., dewelopera, jednoosobowej działalności gospodarczej) i wystawiając na jego żądanie fakturę za pobraną taksę notarialną, będzie musiał bezwzględnie zrobić to za pośrednictwem KSeF. Dotychczasowa praktyka, polegająca na wystawieniu i wysłaniu faktury w formacie PDF pocztą elektroniczną lub wydrukowaniu jej na papierze, w przypadku transakcji B2B przestanie być zgodna z prawem.

W praktyce oznacza to, że każda kancelaria notarialna musi wyposażyć się w oprogramowanie dla kancelarii zintegrowane z KSeF lub dedykowany program do fakturowania, który taką integrację oferuje. Jest to fundamentalna zmiana technologiczna, od której nie będzie ucieczki.

2. Nowy Model Odbioru i Zarządzania Fakturami Kosztowymi

Rewolucja dotyczy również strony kosztowej. Model, w którym faktury za czynsz, media, leasing samochodu, oprogramowanie prawnicze czy artykuły biurowe spływały do kancelarii pocztą lub na skrzynkę mailową, odchodzi w zapomnienie. Po wdrożeniu KSeF, wszystkie te faktury, wystawiane przez innych przedsiębiorców, będą pojawiać się bezpośrednio na profilu kancelarii w KSeF.

W praktyce oznacza to konieczność wypracowania zupełnie nowej procedury wewnętrznej. Kancelaria musi aktywnie i regularnie monitorować system w celu pobierania nowych dokumentów kosztowych. Należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za ten proces i stworzyć ścieżkę akceptacji faktur do zapłaty. Jest to zmiana z pasywnego „oczekiwania” na dokument na aktywne „pobieranie” go z państwowej platformy.

3. Zarządzanie Uprawnieniami w Kancelarii: ZAW-FA i Delegowanie Zadań

Notariusz, jako osoba fizyczna prowadząca działalność, jest „właścicielem” swojego profilu w KSeF. Jeśli jednak za fakturowanie lub sprawy finansowo-księgowe w kancelarii odpowiedzialny jest pracownik (np. sekretarz, manager biura, aplikant), notariusz będzie musiał formalnie nadać mu stosowne uprawnienia.

W praktyce oznacza to nowy obowiązek administracyjny. Delegowanie uprawnień może odbyć się na dwa sposoby: poprzez złożenie w urzędzie skarbowym elektronicznego zawiadomienia ZAW-FA lub bezpośrednio w systemie KSeF, jeśli notariusz uwierzytelni się za pomocą swojego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Co ważne, system pozwala na granularne zarządzanie dostępem, np. nadanie pracownikowi uprawnienia wyłącznie do wystawiania faktur, bez możliwości wglądu w poufne faktury kosztowe kancelarii.

Zmiany dla Notariusza jako Strażnika Bezpieczeństwa Transakcji (Treść Aktu Notarialnego)

W tej roli notariusz zyskuje nowe, potężne narzędzia, ale staje też przed nowymi wyzwaniami w kontekście zabezpieczania interesów stron czynności notarialnej.

1. Nowe Możliwości Konstrukcji Aktu Notarialnego i Zabezpieczenia Płatności

KSeF wprowadza pojęcie niepodważalnej, oficjalnej daty i godziny doręczenia faktury – jest to moment nadania jej unikalnego numeru identyfikacyjnego KSeF. Ta pozornie techniczna zmiana daje notariuszowi potężne narzędzie do zabezpieczenia transakcji, szczególnie przy umowach sprzedaży nieruchomości między przedsiębiorcami.

W praktyce oznacza to możliwość umieszczenia w akcie notarialnym precyzyjnego zapisu, że zapłata ceny (lub jej ostatniej części) nastąpi dopiero po tym, jak sprzedający wystawi fakturę, a ta zostanie poprawnie zarejestrowana w KSeF. Taki zapis eliminuje ryzyko kupującego, który ma gwarancję otrzymania prawidłowego dokumentu księgowego, niezbędnego do odliczenia podatku VAT.

2. Depozyt Notarialny w Kontekście KSeF

Mechanizmy KSeF w naturalny sposób integrują się z instytucją depozytu notarialnego, podnosząc jego skuteczność. Warunek zwolnienia środków z depozytu może być teraz znacznie bezpieczniejszy i bardziej precyzyjny. Zamiast ogólnego i potencjalnie niejednoznacznego zapisu o „okazaniu wystawionej faktury”, warunkiem staje się „przedstawienie numeru KSeF faktury” lub okazanie jej wizualizacji z kodem QR, który notariusz może zweryfikować w czasie rzeczywistym.

W praktyce oznacza to znaczące podniesienie bezpieczeństwa kupującego. Ma on pewność, że jego pieniądze trafią do sprzedającego dopiero wtedy, gdy oficjalny, istniejący w systemie państwowym dokument księgowy zostanie wygenerowany. Chroni to również sprzedającego przed bezpodstawnymi zarzutami o niedostarczenie faktury.

3. Zwiększona Rola Notariusza w Weryfikacji Danych – Konsekwencje Likwidacji Not Korygujących

Jedną z najbardziej doniosłych zmian procesowych w KSeF jest likwidacja not korygujących wystawianych przez nabywcę. Do tej pory nabywca mógł samodzielnie poprawić drobne błędy na otrzymanej fakturze, np. literówkę w swoim adresie czy nazwie. W nowym systemie jest to niemożliwe.

W praktyce oznacza to, że rola notariusza w procesie dokładnego zweryfikowania danych stron (pełnych nazw, adresów, a zwłaszcza numerów NIP) przed podpisaniem aktu staje się absolutnie kluczowa. Błąd na fakturze odkryty już po jej wystawieniu będzie wymagał od sprzedawcy żmudnego procesu wystawienia faktury korygującej „zerującej” i następnie nowej, poprawnej faktury. Uświadomienie tego stronom i zadbanie o precyzję danych na etapie sporządzania aktu notarialnego pozwoli uniknąć wielu komplikacji.

Zmiany w KSeF dla Notariuszy

Najczęściej zadawane pytania (FAQ) – Notariusz a KSeF

Oto odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur w kontekście pracy kancelarii notarialnej.