Poświadczenia notarialne dokumentów

Chociaż hasło poświadczenia notarialne dokumentów jest szerokie, w praktyce najczęściej odnosi się do trzech fundamentalnych czynności, które dotyczą samych dokumentów lub elementów na nich zawartych:

1. Poświadczenie Zgodności Kopii z Oryginałem: Najczęstsza czynność, polegająca na stwierdzeniu, że sporządzona kopia (kserokopia, skan wydrukowany) jest identyczna z okazanym notariuszowi oryginałem. Notariusz umieszcza na kopii klauzulę poświadczającą.
2. Poświadczenie Własnoręczności Podpisu: Dotyczy podpisu na dokumencie (np. umowie, oświadczeniu), nie jego treści. Notariusz stwierdza jedynie, że podpis został złożony w jego obecności przez określoną osobę.
3. Poświadczenie Daty Pewnej: Notariusz stwierdza, że dokument (niekoniecznie sporządzony notarialnie) istniał w określonej, pewnej dacie. Służy to często zabezpieczeniu praw autorskich lub udowodnieniu pierwszeństwa zobowiązań.

Procedura Uwierzytelniania Dokumentów: Krok po Kroku w Kancelarii

Proces uwierzytelniania dokumentów (w kontekście kopii) jest prosty, ale wymaga spełnienia kluczowego warunku:

1. Obecność i Dokument Tożsamości: Musisz stawić się w kancelarii osobiście i okazać ważny dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport).
2. Okazanie Oryginału: Należy przedłożyć oryginał dokumentu, którego kopia ma być poświadczona. Notariusz musi fizycznie porównać oba egzemplarze.
3. Sporządzenie Kopii: Kancelaria notarialna zazwyczaj sama sporządza kserokopię, choć można dostarczyć własną.
4. Naniesienie Klauzuli: Notariusz umieszcza na kopii urzędową klauzulę poświadczającą, datę, numer repertorium oraz swój podpis i pieczęć. Tak powstała kopia poświadczona notarialnie jest gotowa do użycia.

Notariusz ma obowiązek odmówić poświadczenia, jeśli kopia jest niezgodna z oryginałem lub jeśli poświadczenie dotyczyłoby dokumentu, który jest niezgodny z prawem.

Moc Prawna Poświadczonej Kopii: Dlaczego Notariusz Zastępuje Urzędnika?

Kopia poświadczona przez notariusza zyskuje moc prawną dokumentu urzędowego w zakresie poświadczenia. Oznacza to, że jest traktowana na równi z oryginałem (do celów, dla których została poświadczona).

W postępowaniu sądowym czy administracyjnym, takie poświadczenie jest dowodem najwyższej wagi, co znacznie ułatwia i przyspiesza załatwianie spraw. Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, niejako przejmuje funkcję uwierzytelniania, którą w innym przypadku musiałby pełnić urzędnik. Jest to szczególnie przydatne, gdy składasz dokumenty jednocześnie w kilku miejscach i potrzebujesz zachować oryginał w swojej dokumentacji.

Kiedy Poświadczenie jest Niezbędne: KRS, Księgi Wieczyste, Pełnomocnictwa Zagraniczne

Wymóg obowiązku poświadczenia notarialnego pojawia się często:

• Rejestry Sądowe (KRS): Do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) często wymagane jest złożenie poświadczonych dokumentów do KRS (np. uchwał, protokołów, list wspólników) oraz poświadczonych wzorów podpisów członków zarządu.
• Księgi Wieczyste: Przy składaniu niektórych wniosków, np. o wykreślenie hipoteki, może być wymagane notarialne poświadczenie dokumentów załączanych do wniosku.
• Transakcje Zagraniczne: W obrocie międzynarodowym (zwłaszcza wymagającym apostille) poświadczenie notarialne jest niemal zawsze pierwszym krokiem, aby następnie móc uwierzytelnić dokument na potrzeby danego kraju.
• Odbiór Dokumentów/Pieniędzy: Pełnomocnictwo do odbioru dużych sum lub ważnych dokumentów często wymaga poświadczenia podpisu.

Koszty Poświadczenia Dokumentu Notariusz Cennik: Taksy Notarialne i Opłaty

Ile kosztuje uwierzytelnienie kopii? Koszty te są stosunkowo niskie w porównaniu do kosztów sporządzenia aktu notarialnego i są regulowane przez Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.

• Poświadczenie Zgodności Kopii: Taksy notarialne za poświadczenie dokumentu notariusz cennik wynoszą zazwyczaj 6 zł netto (plus VAT) za każdą rozpoczętą stronę dokumentu.
• Poświadczenie Własnoręczności Podpisu: Stawka zależy od charakteru dokumentu (np. 20 zł za podpis na oświadczeniu woli, 30 zł na pełnomocnictwie do czynności prawnych).
• Opłaty Dodatkowe: Do taksy notarialnej należy doliczyć podatek VAT (23%).